Lo smart working nel 2026 non è più una novità emergenziale ma una modalità di lavoro strutturata, regolata da norme precise e con diritti specifici per i lavoratori. Eppure molti dipendenti non sanno ancora a cosa hanno diritto, come richiederlo formalmente o cosa deve contenere un accordo individuale. Questa guida chiarisce tutto.
Lo smart working (lavoro agile) è regolato dalla Legge 81/2017 e richiede un accordo individuale scritto tra datore e lavoratore. Non esiste un diritto automatico al lavoro da remoto, salvo le categorie protette (genitori di figli under 12, lavoratori fragili, caregiver). L’accordo deve specificare orari, strumenti, luogo di lavoro, disconnessione e sicurezza. La richiesta va fatta formalmente al datore di lavoro.
Indice
- Cos’è lo smart working: definizione legale
- Chi ha diritto allo smart working
- Come richiederlo: la procedura
- Cosa deve contenere l’accordo individuale
- Diritti del lavoratore in smart working
- Rimborsi spese e attrezzature
- Domande frequenti
Cos’è lo smart working: definizione legale
La definizione ufficiale di lavoro agile è contenuta nella Legge 22 maggio 2017, n. 81. Non è semplicemente “lavorare da casa”: lo smart working è una modalità di esecuzione del rapporto di lavoro subordinato che alterna periodi di lavoro in azienda e fuori dall’azienda, senza una postazione fissa, nell’ambito di limiti di orario di lavoro giornaliero e settimanale stabiliti dalla legge e dai contratti collettivi.
La distinzione con il telelavoro è importante. Il telelavoro è una modalità rigida: postazione fissa a casa, orari definiti, continuità. Lo smart working è più flessibile: il lavoratore organizza autonomamente la sua prestazione, può lavorare da qualsiasi luogo (casa, caffè, spazio di coworking) e decide quando fare le pause, purché rispetti i limiti di orario complessivi.
Questa flessibilità ha un contrappeso: il lavoratore in smart working deve essere sempre raggiungibile durante l’orario concordato e deve rispettare i risultati attesi. Non è una “scusa per stare a casa a fare altro” — è una modalità organizzativa che richiede autodisciplina e comunicazione continua con il team.
Chi ha diritto allo smart working
In linea generale, nessun dipendente ha un diritto automatico allo smart working. La legge prevede che sia frutto di un accordo volontario tra datore e lavoratore, non un obbligo per l’azienda. Il datore può rifiutarlo senza essere obbligato a motivare, salvo per alcune categorie specifiche.
Le categorie con diritto prioritario (il datore può rifiutare solo per comprovate ragioni organizzative) includono i genitori di figli under 12, i lavoratori con disabilità grave certificata ai sensi della Legge 104/92, i lavoratori caregiver che assistono un familiare non autosufficiente, e i lavoratori fragili (con condizioni di salute che li rendono vulnerabili a rischi specifici dell’ambiente di lavoro). Per queste categorie, il rifiuto del datore di lavoro deve essere motivato per iscritto e può essere impugnato.
I contratti collettivi di alcune categorie (metalmeccanici, bancari, telecomunicazioni) prevedono accordi specifici che ampliano il diritto allo smart working rispetto alla legge base. Vale la pena verificare cosa dice il proprio CCNL prima di fare la richiesta.
Come richiederlo: la procedura
La richiesta di smart working si fa tipicamente per iscritto all’ufficio risorse umane o direttamente al proprio responsabile, con una email formale che specifica: la modalità richiesta (quanti giorni a settimana, quali giorni), il periodo (a tempo indeterminato o per un periodo specifico), e, se si rientra nelle categorie protette, la documentazione a supporto (certificato di nascita del figlio, certificazione Legge 104, ecc.).
L’azienda ha tempi variabili per rispondere, di solito fissati dal regolamento interno o dal CCNL. Se non c’è un termine specifico, è prassi attendersi una risposta entro 30 giorni. In caso di silenzio prolungato, è opportuno sollecitare formalmente.
Se la richiesta viene accettata, si procede alla firma dell’accordo individuale. Se viene rifiutata senza motivazione scritta (e si rientra in una categoria protetta), si può coinvolgere il sindacato o presentare ricorso al giudice del lavoro.
Cosa deve contenere l’accordo individuale
L’accordo individuale scritto è obbligatorio per legge: senza di esso, il rapporto non è legalmente configurabile come smart working. Non esiste un modello unico nazionale, ma la Legge 81/2017 indica i contenuti minimi obbligatori che l’accordo deve disciplinare.
Deve specificare la durata dell’accordo (a tempo determinato o indeterminato), i luoghi di lavoro consentiti o esclusi (molte aziende vietano paesi stranieri o limitano a residenza/domicilio), l’alternanza tra giorni in sede e giorni da remoto, i fasce orarie di disponibilità durante le quali il lavoratore è raggiungibile, le modalità di esercizio del diritto alla disconnessione, gli strumenti tecnologici forniti o a carico del lavoratore, e le disposizioni sulla salute e sicurezza (formazione sui rischi specifici del lavoro da remoto).
L’accordo può essere revocato da entrambe le parti con un preavviso di almeno 30 giorni (o 90 giorni per i lavoratori con disabilità). Il datore di lavoro non può revocare lo smart working in modo discriminatorio o come ritorsione per attività sindacali o denunce.
Diritti del lavoratore in smart working
Il lavoratore in smart working mantiene tutti i diritti del lavoratore ordinario: stessa retribuzione, stesse tutele previdenziali, stesso accesso alla formazione, stesso diritto di voto alle elezioni delle RSU. Non può essere penalizzato nella carriera o nelle valutazioni di performance per aver scelto il lavoro agile.
Il diritto alla disconnessione è uno degli aspetti più importanti e spesso ignorati. Il lavoratore non è obbligato a rispondere a email o messaggi al di fuori delle fasce orarie concordate nell’accordo. Il datore di lavoro non può pretendere disponibilità h24: questo sarebbe un abuso, anche se non sempre facilmente perseguibile in pratica.
In caso di infortunio avvenuto durante lo smart working, il lavoratore è tutelato dall’INAIL esattamente come se fosse in azienda, a condizione che l’infortunio sia avvenuto nell’esercizio dell’attività lavorativa e non per cause estranee al lavoro. Questo include anche gli infortuni in itinere durante brevi spostamenti dalla postazione domestica.
Rimborsi spese e attrezzature
La legge non impone al datore di lavoro di rimborsare le spese di elettricità, internet o affitto sostenute dal lavoratore in smart working. Tuttavia molti CCNL e accordi aziendali prevedono un rimborso forfettario che varia di solito tra €10 e €30 al mese. Se il tuo contratto collettivo non lo prevede, puoi negoziarlo nell’accordo individuale.
Gli strumenti di lavoro (laptop, mouse, tastiera, monitor) devono essere forniti dall’azienda o concordati nell’accordo. Se usi dispositivi personali, l’accordo deve specificare le modalità di utilizzo e le misure di sicurezza informatica da rispettare. Alcune aziende vietano l’uso di dispositivi personali per dati sensibili, il che è una scelta legittima.
Dal punto di vista fiscale, i rimborsi per spese di smart working sono esenti da imposte se documentati e coerenti con le spese effettivamente sostenute. Un rimborso forfettario entro limiti ragionevoli è generalmente accettato senza contestazioni.
Domande frequenti
Il datore può obbligarmi a tornare in presenza?
Sì, se l’accordo individuale ha una durata determinata o prevede la revocabilità con preavviso. Il datore può revocare unilateralmente l’accordo rispettando il preavviso contrattuale (di solito 30 giorni). Non può farlo in modo discriminatorio o per ritorsione.
Posso lavorare in smart working dall’estero?
Dipende dall’accordo individuale e dalle policy aziendali. Dal punto di vista lavorativo è possibile se l’accordo lo consente. Dal punto di vista fiscale e previdenziale, lavorare stabilmente dall’estero per un’azienda italiana crea complicazioni significative (doppia imposizione, contributi, residenza fiscale). Per periodi brevi (meno di 30 giorni) il rischio è generalmente basso.
In smart working ho diritto al buono pasto?
Dipende dal contratto collettivo e dall’accordo aziendale. Molti CCNL prevedono che il buono pasto spetti solo nei giorni di lavoro in sede, non nei giorni da remoto. Alcuni contratti aziendali, invece, mantengono il buono anche in smart working. Verifica il tuo CCNL.
Posso fare smart working part-time?
Sì, non c’è incompatibilità tra part-time e smart working. Si possono combinare liberamente, purché l’accordo individuale lo preveda esplicitamente e sia compatibile con le esigenze organizzative dell’azienda.
