L’obbligo PEC per gli amministratori di società è entrato in una fase molto più concreta a partire dal 2026: dopo mesi di incertezza normativa e proroghe, dal 1° gennaio sono operative le sanzioni vere e proprie per chi non ha comunicato l’indirizzo di posta elettronica certificata personale al Registro delle Imprese. Molti amministratori di SRL e imprese cooperative non sanno ancora di essere potenzialmente esposti.
Dal 2026 gli amministratori di società di capitali e cooperative devono avere una PEC personale, diversa da quella della società, comunicata al Registro Imprese. La mancata comunicazione comporta una sanzione da 206 a 2.064 euro, ridotta a un terzo se regolarizzata entro 30 giorni dalla scadenza.
Indice
- Cos’è l’obbligo e da dove nasce
- Chi è obbligato e chi è escluso
- Il divieto di coincidenza con la PEC della società
- Tre casi pratici e le relative sanzioni
- Come regolarizzarsi in pratica
- Tabella riepilogativa sanzioni
- Domande frequenti
Cos’è l’obbligo e da dove nasce
L’obbligo nasce dall’estensione del sistema del domicilio digitale, già in vigore da anni per le società stesse, alle persone fisiche che le amministrano. L’obiettivo dichiarato è permettere alla Pubblica Amministrazione, ai creditori e agli altri soggetti interessati di raggiungere con certezza legale non solo l’ente, ma anche chi lo rappresenta e ne risponde personalmente in determinate circostanze. La norma è stata definita a ridosso della scadenza, con la conversione in legge del decreto arrivata solo il 29 dicembre 2025, lasciando molto poco tempo alle imprese per organizzarsi prima dell’entrata in vigore delle sanzioni.
Chi è obbligato e chi è escluso
L’obbligo riguarda le società di capitali — SRL, SRL semplificate, SPA, SAPA, incluse le società consortili costituite in una di queste forme — e le società cooperative. Non riguarda invece le ditte individuali né le società di persone (SNC, SAS), che restano escluse da questo specifico adempimento. All’interno delle società obbligate, la comunicazione riguarda gli amministratori apicali: l’amministratore unico, l’amministratore delegato, oppure, in assenza di deleghe specifiche, il presidente del Consiglio di Amministrazione. Gli altri consiglieri senza deleghe operative non sono soggetti all’obbligo diretto.
Il divieto di coincidenza con la PEC della società
Un punto tecnico che genera molti errori in buona fede: la normativa vieta espressamente che la PEC comunicata per l’amministratore coincida con quella già registrata per la società. Deve trattarsi di due indirizzi distinti, entrambi attivi e validi, entrambi comunicati al Registro delle Imprese attraverso le pratiche telematiche ordinarie del Registro Imprese (modello S2 o comunicazione unica, a seconda della situazione). Chi comunica per errore lo stesso indirizzo già usato per la società rischia di vedersi respingere la pratica o, nei casi peggiori, di essere considerato inadempiente nonostante l’invio formale.
Tre casi pratici e le relative sanzioni
Un amministratore unico di una SRL già iscritta al Registro Imprese non ha comunicato alcuna PEC personale entro la scadenza del 31 dicembre 2025: si trova esposto alla sanzione piena, che va da 206 a 2.064 euro a seconda della valutazione della Camera di Commercio competente, salvo regolarizzazione tempestiva.
Un amministratore delegato si accorge dell’omissione e provvede alla comunicazione entro 30 giorni dalla scadenza originaria: in questo caso beneficia della riduzione a un terzo della sanzione, portando l’importo minimo potenziale a circa 69 euro invece di 206.
Un presidente di una cooperativa comunica correttamente la propria PEC personale, ma la Camera di Commercio rileva che coincide con quella già usata per la cooperativa stessa: la pratica viene considerata come sostanzialmente non conforme, e l’amministratore deve ripetere la comunicazione con un indirizzo effettivamente distinto per evitare la sanzione.
Come regolarizzarsi in pratica
Il primo passo è verificare, tramite una visura camerale aggiornata della propria società, se la PEC personale dell’amministratore risulta già correttamente registrata: molte imprese scoprono l’inadempienza solo controllando questo dato, perché la comunicazione doveva avvenire per iniziativa dell’amministratore, non in automatico. Il secondo passo, se manca o coincide erroneamente con quella della società, è attivare (se non già posseduta) una casella PEC personale distinta presso un gestore certificato. Il terzo passo è trasmettere la comunicazione al Registro delle Imprese tramite un intermediario abilitato (commercialista, associazione di categoria) o direttamente tramite i canali telematici della Camera di Commercio, che gestisce lo stesso sistema usato per l’apertura di una nuova partita IVA o società.
Tabella riepilogativa sanzioni
| Situazione | Sanzione |
|---|---|
| Mancata comunicazione oltre i termini | Da 206 a 2.064 euro |
| Regolarizzazione entro 30 giorni dalla scadenza | Ridotta a 1/3 (circa 69-688 euro) |
| PEC coincidente con quella della società | Considerata non conforme, va corretta |
Domande frequenti
Le società costituite dopo il 2026 hanno lo stesso obbligo?
Sì, per le nuove costituzioni la comunicazione della PEC dell’amministratore è richiesta contestualmente all’iscrizione della società al Registro Imprese, senza il periodo transitorio che ha riguardato le società già esistenti.
Un amministratore che gestisce più società deve avere una PEC diversa per ciascuna?
No, la stessa PEC personale dell’amministratore può essere comunicata come riferimento per più cariche in società diverse, purché resti sempre distinta dalla PEC di ciascuna delle società amministrate.
La sanzione si applica una sola volta o per ogni anno di inadempienza?
La sanzione amministrativa colpisce la singola violazione dell’obbligo di comunicazione; finché la posizione non viene regolarizzata, l’amministratore resta comunque esposto al rischio che la Camera di Commercio proceda con l’accertamento e l’irrogazione della sanzione.
Chi controlla se la PEC è stata comunicata correttamente?
Il controllo spetta alla Camera di Commercio territorialmente competente, che verifica la presenza e la validità della PEC personale in fase di controllo delle pratiche del Registro Imprese e può contestare le comunicazioni incomplete o non conformi.
