Usare Copilot in Word e in Excel cambia concretamente il modo di lavorare con i documenti Office: puoi generare testi, riassumere relazioni, analizzare dati e creare formule complesse semplicemente descrivendo quello che vuoi. Ma non basta avere Microsoft 365 per averlo disponibile — esistono versioni diverse di Copilot con capacità e costi diversi, e capire qual è quello giusto per te è il primo passaggio. Questa guida ti mostra come attivarlo e come usarlo passo per passo in Word e in Excel.
Microsoft Copilot esiste in tre versioni: gratuita (copilot.microsoft.com, non integrata in Word/Excel), Microsoft 365 Personal/Family (integrazione base in alcune app), e Copilot for Microsoft 365 (integrazione completa, richiede piano aziendale con licenza aggiuntiva da 30$/utente/mese). La guida copre tutte e tre le versioni e mostra i comandi più utili per Word e Excel.
Indice
- Le versioni di Copilot: quale hai e cosa può fare
- Come attivare Copilot in Word e Excel
- Copilot in Word: generare, riassumere e riscrivere testi
- Esempi pratici in Word: 6 usi concreti
- Copilot in Excel: analisi dati e formule automatiche
- Esempi pratici in Excel: 5 usi concreti
- Cosa Copilot non sa fare (ancora)
- L’alternativa gratuita: Copilot.microsoft.com
- Domande frequenti
Le versioni di Copilot: quale hai e cosa può fare
Microsoft ha un sistema di Copilot piuttosto frammentato che confonde spesso gli utenti. Fare chiarezza è il primo passo prima di capire cosa puoi effettivamente fare in Word o Excel.
Il Copilot gratuito — accessibile da copilot.microsoft.com oppure dall’icona Copilot nel menu Start di Windows 11 — non è integrato nelle applicazioni Office desktop. È essenzialmente un chatbot basato su GPT-4 che risponde a domande, genera testi e analizza documenti se li carichi manualmente. Utile, ma separato da Word ed Excel.
Microsoft 365 Personal (7 euro/mese) e Family (10 euro/mese) includono Copilot in alcune applicazioni, ma con funzionalità limitate. A partire dal 2024, Microsoft ha iniziato a includere Copilot direttamente in Word e Excel per questi piani, ma alcune funzioni avanzate rimangono esclusive del piano enterprise. Se hai un abbonamento Microsoft 365 aggiornato, la funzione Copilot nella barra degli strumenti di Word ed Excel dovrebbe comparire automaticamente.
Copilot for Microsoft 365 è la versione completa pensata per le aziende. Costa 30 dollari per utente al mese in aggiunta alla licenza Microsoft 365 Business Standard o E3/E5. Offre integrazione profonda in tutte le app Office, accesso ai dati aziendali interni tramite Microsoft Graph, e funzionalità avanzate come la generazione di presentazioni PowerPoint a partire da documenti Word. La guida a Microsoft Copilot spiega tutte le differenze tra le versioni nel dettaglio.
Come attivare Copilot in Word e Excel
Se hai un abbonamento Microsoft 365 aggiornato (personal o aziendale), Copilot appare automaticamente come pulsante nella barra multifunzione (ribbon) di Word ed Excel. In Word si trova nella scheda “Home”, nella barra degli strumenti in alto a destra. In Excel compare nella scheda “Home” con il simbolo del rombo colorato — l’icona di Copilot.
Se non vedi il pulsante, il primo controllo da fare è verificare che la tua versione di Office sia aggiornata. Apri qualsiasi app Office, vai su File → Account → Opzioni di aggiornamento → Aggiorna ora. Copilot richiede le versioni più recenti del canale corrente di Microsoft 365. Versioni vecchie di Office 2019 o 2021 in licenza permanente non includono Copilot e non lo riceveranno mai — è una funzione esclusiva dell’abbonamento.
Un secondo punto: Copilot in Word e Excel funziona solo sui file salvati su OneDrive o SharePoint, non sui file locali sul tuo PC. Se apri un .docx o .xlsx salvato sul desktop, Copilot potrebbe non essere disponibile o mostrare funzioni limitate. La soluzione è semplice: salva il file su OneDrive prima di iniziare a lavorarci con Copilot.
Copilot in Word: generare, riassumere e riscrivere testi
Una volta aperto il pannello Copilot in Word (clic sull’icona nella barra o Alt + I), hai a disposizione un campo di testo dove descrivere cosa vuoi che faccia. Copilot legge il documento aperto e può agire su di esso, generare nuovi contenuti o rispondere a domande sul testo esistente.
Le funzioni principali in Word sono quattro. La prima è la generazione di contenuti: puoi chiedere “scrivi un’introduzione di 200 parole per questo rapporto sull’andamento delle vendite” e Copilot produce un testo coerente con il contesto del documento. La seconda è il riassunto: “riassumi questo documento in 5 punti” funziona bene anche su documenti lunghi, contratti e relazioni tecniche. La terza funzione è la riscrittura: seleziona un paragrafo, chiedi “rendi questo testo più formale” o “semplifica questo paragrafo per un pubblico non tecnico” e Copilot propone una versione alternativa. La quarta è la risposta a domande: puoi chiedere “quali sono i rischi citati in questo contratto?” senza leggere tutto il documento.
Esempi pratici in Word: 6 usi concreti
Per chi lavora con documenti ogni giorno, questi sono i casi d’uso che fanno risparmiare più tempo. Il primo è la stesura di email formali: apri un documento Word vuoto, digita “scrivi un’email formale per chiedere un appuntamento al cliente Rossi SpA riguardo al progetto X, tono professionale ma cordiale” e ottieni una bozza pronta da copiare in Outlook.
Il secondo è la revisione contrattuale rapida: carica un contratto di noleggio o un accordo commerciale, chiedi “elenca le clausole che riguardano penali e rescissione” e Copilot ti segnala le sezioni rilevanti. Non sostituisce un avvocato, ma velocizza enormemente la fase di screening iniziale.
Il terzo uso è la creazione di verbali di riunione: se hai appunti sparsi su una riunione, scrivi i punti chiave in forma libera e chiedi “trasforma questi appunti in un verbale formale con sezioni Ordine del Giorno, Discussione e Deliberazioni”. Il risultato è un documento strutturato in pochi secondi. Il quarto è la traduzione con contestualizzazione: incolla un testo in inglese e chiedi “traduci in italiano adattando il registro comunicativo per un pubblico italiano di settore”. Il quinto è il controllo di coerenza: “verifica che i termini tecnici usati in questo manuale siano coerenti tra loro e segnala le discrepanze”. Il sesto è la generazione di FAQ: “a partire da questo documento tecnico, crea una sezione FAQ con le 10 domande più probabili degli utenti”.
Copilot in Excel: analisi dati e formule automatiche
In Excel, Copilot apre un pannello laterale che può leggere il foglio attivo e rispondere a domande sui dati, creare formule su richiesta, generare grafici e fare analisi statistiche di base. Per attivarlo: apri un file Excel su OneDrive, vai su Home e clicca sull’icona Copilot in alto a destra nella barra dei comandi.
La funzione più potente per molti utenti è la generazione di formule in linguaggio naturale. Invece di ricordare la sintassi esatta di CERCA.VERT o di una formula condizionale annidata, descrivi cosa vuoi ottenere: “trovami tutti i clienti con fatturato superiore a 50.000 euro e mostrami la media dei loro ordini” e Copilot suggerisce la formula o esegue l’analisi direttamente. Questo elimina uno dei blocchi più comuni per chi usa Excel in modo non avanzato.
Copilot in Excel può anche identificare pattern nei dati e segnalare anomalie: “evidenzia le righe dove il margine percentuale è sotto il 10%” oppure “mostrami le tendenze nelle vendite mensili degli ultimi 12 mesi”. Per questo tipo di analisi esplorative, quello che richiedeva prima 30 minuti di lavoro manuale si riduce a una conversazione di pochi scambi. Un approccio simile si può usare anche con Gemini di Google in Docs e Sheets, se preferisci l’ecosistema Google.
Esempi pratici in Excel: 5 usi concreti
Il primo caso d’uso è la pulizia dati: “identifica i duplicati nella colonna A e segnalali” oppure “normalizza i nomi delle città nella colonna C eliminando le differenze di maiuscole/minuscole”. Il secondo è la creazione di dashboard: “crea un grafico a barre che confronta le vendite mensili dei tre prodotti principali” genera un grafico pronto inserito nel foglio senza bisogno di configurare manualmente tipo, assi e serie.
Il terzo è l’analisi what-if: “se aumentassi il prezzo di listino del 10%, quale sarebbe l’impatto sul margine totale?” Copilot calcola lo scenario alternativo senza bisogno di creare manualmente tabelle di simulazione. Il quarto è la generazione di report: “crea un riepilogo testuale delle performance di vendita di questo trimestre, con i tre prodotti migliori e peggiori”. Il risultato è un paragrafo descrittivo pronto da inserire in una presentazione o email. Il quinto è la conversione di formule legacy: “questa formula =IF(AND(A2>100,B2=”sì”),C2*0.1,0) cosa fa? Riscrivila in modo più leggibile”. Copilot spiega la formula e può ristrutturarla con nomi di intervalli o formule più moderne come LAMBDA.
Cosa Copilot non sa fare (ancora)
Copilot in Word ed Excel ha limiti concreti che è utile conoscere prima di affidarsi troppo alle sue risposte. In Excel non ha accesso a dati esterni: lavora solo sui dati nel foglio aperto, non può collegare API esterne o aggiornare automaticamente le celle con dati dal web. In Word, può fare errori su documenti molto lunghi o con strutture inusuali, saltando sezioni o fraintendendo il contesto.
Sul fronte della precisione numerica, Copilot in Excel è affidabile per analisi descrittive ma va verificato su calcoli statistici complessi o su formule finanziarie dove un errore ha conseguenze reali. Trattalo come un assistente intelligente che puoi correggere, non come uno strumento infallibile. Stesso discorso per le analisi legali o contrattuali in Word: il riassunto è utile come punto di partenza, ma non sostituisce una lettura attenta.
L’alternativa gratuita: Copilot.microsoft.com
Se non hai un abbonamento Microsoft 365 o vuoi iniziare senza spendere nulla, copilot.microsoft.com offre un accesso gratuito a Copilot basato su GPT-4o. Non è integrato in Word ed Excel, ma puoi caricare documenti (.docx, .xlsx, .pdf) direttamente nella chat e fare le stesse operazioni di analisi e generazione descritte sopra.
Il workflow è leggermente più macchinoso — devi caricare il file, aspettare l’elaborazione, copiare il risultato nel tuo documento — ma per uso occasionale funziona bene senza alcun costo. Con l’account Microsoft gratuito hai accesso a questo strumento senza limiti particolari per l’uso personale. Per chi lavora già nel browser, è un’opzione valida prima di valutare se l’integrazione nativa in Word o Excel giustifica il costo del piano Microsoft 365 aggiornato.
Domande frequenti
Copilot in Word e Excel è incluso in Microsoft 365 Personal?
Dal 2024, Microsoft ha integrato funzionalità Copilot di base anche nei piani personali (Personal e Family). Tuttavia, le funzioni più avanzate — come l’integrazione con i dati aziendali interni, la generazione di presentazioni da documenti e alcune analisi avanzate in Excel — rimangono esclusive del piano Copilot for Microsoft 365 aziendale. Se hai un abbonamento Personal aggiornato, dovresti vedere l’icona Copilot in Word e in Excel.
Funziona sui file offline o solo su OneDrive?
Copilot richiede che il file sia salvato su OneDrive o SharePoint per funzionare in modo completo. Sui file locali la funzione può essere disabilitata o limitata. La soluzione più semplice è attivare il salvataggio automatico su OneDrive in Word e in Excel dal menu “Salva con nome”.
Copilot ricorda le istruzioni tra una sessione e l’altra?
No. Ogni volta che apri un documento e avvii Copilot, la sessione riparte da zero. Copilot non conserva memoria delle interazioni precedenti nello stesso file o in file diversi. Se hai prompt che usi spesso (tipo “riscrivi in stile formale”), conviene salvarli in un documento di testo separato per incollarli rapidamente.
In che lingua funziona Copilot in Word e Excel?
Copilot funziona in italiano sia per le istruzioni che per i contenuti generati. Puoi scrivere la richiesta in italiano e lavorare su documenti in italiano senza problemi. Per documenti tecnici molto specifici o con terminologia di nicchia, l’inglese può dare risultati più precisi, ma per l’uso quotidiano in italiano il livello è ampiamente sufficiente.
I dati del mio documento vengono inviati a Microsoft?
Sì: quando usi Copilot, il contenuto del documento viene elaborato dai server Microsoft per generare le risposte. Microsoft dichiara di non usare i dati dei clienti enterprise per addestrare i modelli AI. Per i piani consumer (Personal/Family) le politiche di privacy sono meno rigide. Chi lavora con dati sensibili o riservati dovrebbe consultare le condizioni del contratto Microsoft prima di caricare documenti confidenziali.
